Положення про архів

                                                                                                                             Затверджую

                                                                                                                               Голова Демидівського

                                                                                                                               районного суду

                                                                                                                               Рівненської області

                                                                                                                        __________ Олексюк А.О.   

                                                                                                                         «17»  грудня  2015р

 ПОЛОЖЕННЯ

про архів Демидівського районного суду

Рівненської області

1. Згідно з Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Демидівський районний суд створює архівний підрозділ для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для
    службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.
2. Архів Демидівського районного суду Рівненської області входить до складу канцелярії суду.
3. У своїй діяльності архів суду керується Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України , актами Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та цим Положенням.  

4. Архів суду працює відповідно до річного плану, який затверджує голова суду, і звітує перед ним про проведену роботу. 
5. Коло службових обов’язків відповідального за архів визначається функціональними обов'язками, які затверджує керівник апарату суду за погодженням з головою суду.
6. Основними завданнями архіву суду є :

 - приймання від структурних підрозділів апарату суду та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;

- контроль разом із працівниками відповідальними за ведення діловодства

стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах апарату суду;

 - участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ суду, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;

- ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 №16 (із змінами), відповідній державній архівній установі;

- проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії суду проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань ( особового складу) та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

- створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

- організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до правил;

- підготовка, передавання та транспортування документів Національного архівного фонду до відповідної державної архівної установи;

- участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників апарату суду, які відповідають за роботу з документами.

7. Для виконання покладених на архів суду завдань йому надається право :

 - вимагати від відповідальних працівників апарату суду передання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

- повертати відповідальним працівникам апарату суду на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

- давати відповідальним працівникам апарату суду рекомендації з питань що входять до компетенції архіву суду;

- запитувати  у  відповідальних  працівників  апарату  суду  відомості необхідні для роботи;

- інформувати голову суду, керівника апарату суду   про стан роботи документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

- брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться суді, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

8. На посаду архіваріуса суду призначається особа з вищою освітою відповідного

напряму підготовки і стажем роботи за фахом не менше дво років.

Архіваріус суду призначається на посаду і звільняється з посади керівником апарату суду.

Порядок взаємодії архіву суду з іншими структурними підрозділами апарату суду визначається головою суду.

 Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є архіваріус суду, або особа, відповідальна за архів, призначена наказом керівника апарату суду.  

9. До складу документів архіву суду входять:

- документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами апарату суду та документи з кадрових питань (особового складу);

- науково-технічна документація, аудіовізуальні та електронні документи створені структурними підрозділами апарату суду, або одержані ними на законних підставах;

- фонди особового погодження працівників суду, які відіграли певну роль в історії суду, країни, або її окремого регіону;

- документи з різними видами матеріальних носіїв інформації організації
попередників та підпорядкованих організацій, що ліквідовані.

- друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву суду;

- довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві суду окремо.

10. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.

Науково-технічна документація передається до архіву суду у порядку, встановленому державними стандартами України.

Аудіовізуальні    документи передаються до архіву суду  разом із відповідними справами у яких вони створювались.

Електронні документи передаються до архіву суду відповідно до вимог встановлених Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5 зареєстрованим у Міністерства юстиції У країни 11.11.2014 за № 1421/26198.

11. Справа може бути видана з архіву суду за потреби для тимчасового користування. Дозвіл на видання справи з архіву дає голова суду, а у разі його відсутності виконуючий обов’язки голови суду за наказом. Для видачі справ в тимчасове користування відповідальною особою ведеться журнал видавання справ з архіву суду.

ПОГОДЖЕНО                                                              СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК                                               Протокол засідання ЕК

Архівного відділу Демидівської                                    Демидівського районного суду

Райдержадміністрації                                                   Рівненської області

17.12.2015 року  №7                                                  15.12.2015 року  №6